DỰ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU CHO TẬP ĐOÀN VNG

1. Tổng quan dự án

Dự án số hóa tài liệu lưu trữ cho Tập đoàn VNG là một minh chứng điển hình cho năng lực và sự chuyên nghiệp của Công ty Expertrans Toàn cầu trong lĩnh vực dịch vụ số hóa. Với mục tiêu cao cả là chuyển đổi toàn bộ hồ sơ tài liệu của Tập đoàn VNG sang định dạng số một cách an toàn, chính xác và đúng tiến độ, Expertrans Global đã khẳng định vai trò là đối tác tin cậy. Dự án không chỉ dừng lại ở việc chuyển đổi định dạng mà còn hướng đến việc đảm bảo hồ sơ điện tử được đặt tên và sắp xếp một cách có hệ thống, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho việc tra cứu và quản lý dữ liệu về sau. Đây là một yêu cầu phức tạp đòi hỏi sự tỉ mỉ và kinh nghiệm chuyên sâu, mà Expertrans Global đã chứng minh khả năng đáp ứng.

VNG, khách hàng của dự án, là một tập đoàn công nghệ hàng đầu tại Việt Nam, được thành lập từ năm 2004, hoạt động đa dạng trong nhiều lĩnh vực như trò chơi trực tuyến, nền tảng âm nhạc, video, nhắn tin, thanh toán điện tử và dịch vụ đám mây. Với các sản phẩm nổi bật như Zing MP3, ZingPlay, Zalo, Ví ZaloPay và VNG Cloud, VNG có tầm ảnh hưởng lớn và đang mở rộng hoạt động ra thị trường quốc tế. Việc được lựa chọn bởi một tập đoàn công nghệ lớn như VNG đã một lần nữa khẳng định uy tín và năng lực của Expertrans Global trên thị trường.

Phạm vi công việc của dự án được Expertrans Global xác định rõ ràng, bao gồm việc tiếp nhận 100% hồ sơ tài liệu cần scan ngay tại địa điểm do Khách hàng bố trí. Công ty chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ các công đoạn liên quan đến số hóa tài liệu, từ chuẩn bị tài liệu kỹ lưỡng, tiến hành scan với công nghệ hiện đại, đặt tên file theo quy chuẩn chặt chẽ, kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt, đến đóng gói hoàn trả và bàn giao file số hóa theo đúng quy định. Dự án này dự kiến mang lại doanh thu 300 triệu đồng và được thực hiện trong khoảng 6 tuần, thể hiện khả năng quản lý dự án hiệu quả và cam kết về tiến độ của Expertrans Global. Đặc biệt, việc khách hàng tiếp cận từ nguồn Marketing và được sale Hoàng Hải Nam tư vấn, chốt hợp đồng thành công trong tháng 2 sau khi liên hệ từ tháng 10 năm trước, cho thấy năng lực tiếp thị và chốt sales mạnh mẽ của đội ngũ Expertrans Global.

2. Quá trình thực hiện dự án

Expertrans Global đã triển khai dự án theo một quy trình chi tiết và bài bản, thể hiện sự chuyên nghiệp và khả năng tổ chức cao. Ngay từ giai đoạn chuẩn bị, công ty đã phối hợp chặt chẽ với khách hàng để bố trí một phòng làm việc đủ rộng, đáp ứng yêu cầu về không gian và điều kiện kỹ thuật (như gần khu vực điện lưới ổn định). Không gian làm việc được Expertrans Global phân chia khoa học thành các khu vực chức năng riêng biệt cho nhân sự chuẩn bị tài liệu, khu vực scan, khu vực kiểm tra chất lượng (QA) và khu vực sắp xếp, trả lại hồ sơ cho khách hàng. Sự sắp xếp này tối ưu hóa luồng công việc và đảm bảo hiệu suất.

Điểm mạnh nổi bật của Expertrans Global còn thể hiện ở việc trang bị đầy đủ và hiện đại các thiết bị cần thiết cho dự án. Công ty đã đầu tư vào máy scan Fujitsu fi-7160/fi-7180 với tốc độ và độ phân giải cao, cùng với các máy tính cấu hình phù hợp, hệ thống điện ổn định và các dụng cụ hỗ trợ khác như thiết bị tháo ghim, dao rọc giấy, phần mềm quản lý file scan chuyên dụng. Điều này đảm bảo quá trình số hóa diễn ra trơn tru và đạt chất lượng cao. Về mặt nhân sự, Expertrans Global đã dự kiến và bố trí một đội ngũ từ 6-8 người, với vai trò được phân công rõ ràng, bao gồm trưởng nhóm/Leader chịu trách nhiệm quản lý chung và kiểm soát chất lượng, nhân sự chuẩn bị hồ sơ, nhân sự scan và nhân sự hoàn thiện, đóng gói. Sự phân công này tối ưu hóa năng suất và trách nhiệm cá nhân.

Quy trình triển khai chi tiết của Expertrans Global bao gồm các bước được chuẩn hóa: tiếp nhận hồ sơ với biên bản giao nhận rõ ràng, chuẩn bị tài liệu kỹ lưỡng (tháo ghim, làm phẳng), tiến hành scan và đặt tên file theo quy chuẩn khách hàng, kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt ở từng giai đoạn, hoàn thiện hồ sơ gốc và cuối cùng là bàn giao hồ sơ gốc cùng nghiệm thu hồ sơ điện tử. Lịch trình và tiến độ dự kiến của dự án được lên kế hoạch cụ thể theo từng tuần, bao gồm cả giai đoạn chuẩn bị ban đầu, thực hiện scan chính thức và giai đoạn hoàn thiện cuối cùng. Điều này cho thấy khả năng lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả của Expertrans Global.

Để đảm bảo chất lượng và an toàn tuyệt đối cho dự án, Expertrans Global đã áp dụng các biện pháp quản lý chất lượng và an toàn chặt chẽ. Các biện pháp này bao gồm bảo mật hồ sơ bằng cách bảo vệ máy tính và thư mục lưu trữ bằng mật khẩu, không kết nối Internet (nếu cần) và đóng gói cẩn thận hồ sơ gốc để tránh thất lạc. Kiểm soát lỗi được thực hiện thông qua việc kiểm tra chất lượng hình ảnh thường xuyên bởi Leader hoặc nhân sự QA chuyên trách, và việc lưu giữ file gốc scan (bản TIFF/PDF chất lượng cao) để phòng khi cần chỉnh sửa/khôi phục. An toàn lao động cũng được chú trọng bằng cách thiết lập khu vực cắm điện gọn gàng và tránh nguy cơ chập điện, cháy nổ, thể hiện sự quan tâm toàn diện của Expertrans Global đến mọi khía cạnh của dự án.

3. Khó khăn trong quá trình thực hiện dự án

Mặc dù Expertrans Global đã thể hiện nhiều điểm mạnh trong quá trình thực hiện dự án, nhưng cũng không tránh khỏi những thách thức khách quan. Ban đầu, công ty gặp khó khăn về nguồn lực khi không có sẵn đội ngũ nhân sự và thiết bị đủ lớn để đáp ứng ngay lập tức quy mô của dự án. Dự kiến ban đầu là đăng tuyển freelancer và thuê máy móc để tối ưu chi phí, tuy nhiên phương án này đã không khả thi do khó tìm được đủ người và chi phí thuê máy cao hơn dự kiến.

Đối mặt với tình huống này, Expertrans Global đã thể hiện sự linh hoạt và khả năng giải quyết vấn đề bằng cách nhanh chóng tìm kiếm và hợp tác với bên thứ ba (trung gian) để có nguồn lực thực hiện dự án. Mặc dù giải pháp này giúp khắc phục được vấn đề thiếu hụt nguồn lực trước mắt, nhưng nó lại dẫn đến việc chi phí dự án bị đội lên, ảnh hưởng đến mức lợi nhuận kỳ vọng ban đầu.

Một khó khăn khác phát sinh trong quá trình thực hiện là sự cố kỹ thuật bất ngờ: ổ cứng bị hỏng, gây nguy cơ thất thoát dữ liệu quan trọng. Tuy nhiên, Expertrans Global đã phản ứng nhanh chóng và chuyên nghiệp. Quản lý dự án (PM) đã phải trực tiếp dành 1-2 ngày để scan lại các tài liệu bị thiếu, thể hiện tinh thần trách nhiệm cao và cam kết đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu cho khách hàng. Vấn đề thanh toán cho cộng tác viên cũng là một thách thức, khi công ty yêu cầu hóa đơn đầu vào mà bên đối tác không xuất được, gây ra rắc rối về mặt tài chính và thuế. Những khó khăn này, dù không mong muốn, đã cung cấp những bài học thực tiễn quý giá cho Expertrans Global.

4. Bài học kinh nghiệm

Dự án số hóa tài liệu cho Tập đoàn VNG đã mang lại những bài học kinh nghiệm sâu sắc, đồng thời củng cố và làm nổi bật những điểm mạnh cốt lõi của Expertrans Global.

• Về quản lý nguồn lực và tầm nhìn chiến lược: Bài học lớn nhất là tầm quan trọng của việc xây dựng và duy trì nguồn lực nội bộ mạnh mẽ và ổn định cho các dự án BPO. Expertrans Global nhận thức rõ rằng việc phụ thuộc vào các agency hoặc freelancer bên ngoài có thể làm tăng chi phí đáng kể (10-20%) và giảm khả năng kiểm soát chất lượng. Do đó, công ty đã rút ra kinh nghiệm cần xây dựng sẵn đội ngũ nhân sự và thiết bị của riêng mình để chủ động triển khai dự án, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo sự giám sát chặt chẽ hơn. Điều này thể hiện tầm nhìn chiến lược của Expertrans Global trong việc đầu tư vào năng lực cốt lõi để phát triển bền vững.
• Về quản lý rủi ro và khả năng ứng phó chuyên nghiệp: Dự án đã nhấn mạnh sự cần thiết của việc dự trù và xây dựng quy trình quản lý rủi ro toàn diện. Sự cố ổ cứng bị hỏng là một lời nhắc nhở về tầm quan trọng của các biện pháp phòng ngừa, sao lưu dữ liệu thường xuyên và kế hoạch ứng phó khẩn cấp để bảo vệ thông tin và đảm bảo tiến độ dự án. Khả năng của Expertrans Global trong việc nhanh chóng khắc phục sự cố và đảm bảo dữ liệu không bị thất thoát đã chứng minh năng lực ứng phó chuyên nghiệp của họ trong các tình huống bất ngờ.
• Về quản lý tài chính chặt chẽ và định giá chính xác: Dự án này đã làm nổi bật tầm quan trọng của việc tính toán chi phí và định giá dịch vụ một cách chính xác ngay từ giai đoạn đầu. Việc không báo giá đủ cao có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Expertrans Global đã rút ra bài học về việc cần lên bảng dự trù chi phí chi tiết trước khi triển khai để đưa ra báo giá đúng đắn, tránh các chi phí phát sinh không ngờ có thể dẫn đến thất bại của dự án. Ngoài ra, việc quản lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn đầu vào và thanh toán cho cộng tác viên cũng cần được xem xét kỹ lưỡng để tránh rắc rối về sau.
• Về quản lý chất lượng nghiêm ngặt và quy trình chuẩn hóa: Chất lượng sản phẩm số hóa là yếu tố then chốt để đáp ứng yêu cầu khách hàng và xây dựng uy tín. Expertrans Global đã củng cố cam kết của mình trong việc thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt ở từng giai đoạn dự án. Việc kiểm tra chất lượng hình ảnh, độ sắc nét, thứ tự trang và tên file cần được thực hiện thường xuyên và có hệ thống. Đặc biệt, việc xây dựng quy trình làm việc được sự đồng ý của khách hàng và kiểm soát chặt chẽ hàng ngày là cực kỳ quan trọng để tránh sai sót và giảm thiểu chi phí làm lại.
• Về giao tiếp và phối hợp hiệu quả: Giao tiếp hiệu quả và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên liên quan là yếu tố sống còn cho sự suôn sẻ của dự án. Expertrans Global đã thể hiện điểm mạnh này qua việc duy trì liên lạc thường xuyên với khách hàng, cập nhật tiến độ và giải quyết các vấn đề phát sinh kịp thời, giúp xây dựng lòng tin và sự hài lòng. Đồng thời, sự phối hợp chặt chẽ hàng ngày giữa Sales, PM và đội ngũ thực hiện dự án cũng góp phần nâng cao hiệu quả công việc, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo mọi sai sót được chỉnh sửa kịp thời. Đây là một yếu tố then chốt giúp Expertrans Global duy trì mối quan hệ tốt đẹp và khả năng hợp tác lâu dài với khách hàng.